Categorieën
Productiviteit

Hoe ik in OmniFocus precies naar boven haal wat nu belangrijk is

Ik kan OmniFocus zo instellen dat de belangrijkste taken vanzelf naar boven borrelen als ze gedaan moeten worden.

OmniFocus (Mac/iOS) is voor mij onmisbaar om orde in de chaos van mijn projecten en bezigheden te scheppen. Ik gooi er al mijn projecten en taken in en ik zorg ervoor dat de juiste taken op het juiste moment naar boven komen drijven.

Dit doe ik door taken meta-data te geven zoals een startdatum, een bepaalde tag en/of een deadline. Op basis van deze gegevens heb ik altijd voor ogen wat voor nu belangrijk is en waaraan ik zou moeten werken. Dit bereik ik door persoonlijke filters (in OmniFocus heet zo’n filter een perspective) in te stellen.

Om je hier een idee van te geven neem ik je mee door mijn speciale perspectief voor alle taken die ik vandaag wil of moet doen. OmniFocus heeft zelf al een handig overzicht van de urgente zaken ingebouwd (het Forecast perspectief) maar die doet net niet wat ik wil. Door gebruik te maken van een persoonlijk perspectief heb ik veel meer grip op de taken die ik naar voren wil laten komen.

Ik zal uit dit screenshot een paar regels uitlichten:

  • Tagged with any of: 2 tags is in mijn geval een regel om diverse taken uit te sluiten van dit perspectief, middels de regel erboven: None of the following are true. Zo sluit ik alles uit met tags Thuis en Wachten op. Het filter gebruik ik enkel tijdens mijn werk. De dingen die ik thuis doe of waar ik nog op wacht hou ik op een andere manier in de gaten.
  • Availability: Available zorgt ervoor dat ik enkel taken te zien krijg die ook daadwerkelijk beschikbaar zijn. Dat wil zeggen dat de startdatum bijvoorbeeld niet in de toekomst ligt of dat de taak geen blokkerende taken voor zich heeft.
  • Status: Due Soon zorgt ervoor dat alle taken die dicht tegen de deadline aanliggen te zien zijn in het perspectief.

In de praktijk komen hierdoor de taken naar boven drijven die ik een start-datum heb gegeven in combinatie met de tag 1(van prioriteit 1). Zo bepaal ik al van te voren wat in de toekomst belangrijk is om aan te werken zonder er een deadline aan te hangen. Is het zover en is de taak toch niet belangrijk, dan verfijn ik de taak met nieuwe meta-data of ik gooi de taak, dankzij voortschrijdend inzicht, helemaal weg. 

Zo zie je dat je in OmniFocus een heel eigen overzicht kan creëren van de taken die je moet en wilt doen. En je kunt er echt helemaal los mee gaan.

Door Reinier Ladan

In 1997 werd ik Apple-fan en sinds ik in 2005 het boek Getting Things Done las combineer ik deze twee dingen zo vaak mogelijk. Meer over mij op reinierladan.nl.